Использование аналога собственноручной подписи (факсимиле)

Предпринимательское право

См. также Письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ "Об использовании факсимиле подписи"

Факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

Использование факсимиле в гражданско-правовых сделках

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи (факсимиле) с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных:

  1. законом;
  2. иными правовыми актами;
  3. соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

В отличие от собственноручной либо электронно-цифровой подписи, факсимильное воспроизведение подписи в меньшей степени гарантирует, что документ исходит от уполномоченного лица стороны по договору. С учётом изложенного совершение таким образом сделок по общему правилу допускается общими нормами гражданского законодательства, но в силу низкой степени защиты такого документа от фальсификаций, высокой вероятности оспаривания его доказательственной силы, стороны должны прийти к соглашению об использовании факсимильного воспроизведения подписив своих отношениях.

Факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств только при соблюдении следующих условий:

  1. условие об использовании факсимиле включено в текст основного договора, либо соглашение сторон о порядке использования факсимиле оформлено как отдельный документ;
  2. необходимо в соглашении не только установить саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

{spoiler title=Судебная практика opened=0}

Существует две точки зрения.

  1. Использование факсимиле без соглашения сторон допускается (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016 г. №А60-7397/2016). В рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.
  2. Использование факсимиле без соглашения сторон не допускается (Решение АС Московской области от 21.07.2016 г. №А41-56055/14). Подпись в акте приема-передачи (возврата) помещения выполнена не пишущим прибором, а с помощью факсимиле. Стороны в договоре установили, что все изменения к Договору совершаются в письменной форме, подписываются уполномоченными представителями сторон. Учитывая выводы, изложенные в экспертном заключении, а также положения Договора, суд пришел к выводу, что акт приема-предачи не был подписан со стороны Истца уполномоченным лицом, помещение, обусловленное договором, фактически не передавалось субарендатору, то есть отсутствует встречное исполнение обязательств со стороны Арендаторапо передаче помещений, соответственно, фактически арендные отношения между сторонами не сложились.

{/spoiler}

Использование факсимиле в документах бухгалтерского и налогового учета

Ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N402-ФЗ "О бухгалтерском учете") первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц (должностных лиц организации). Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042, а также постановления 8 ААС от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, 4 ААС от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).

Таким образом, факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия.

П. 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. По мнению налоговых органов и финансового ведомства, ст. 169 НК РФ не предоставляет налогоплательщикам возможности использования в счетах-фактурах факсимильных подписей. Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимиле, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (см. письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11).

Таким образом, счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено.

О соотношении понятий "подпись", "роспись", "росчерк" можно почитать по ссылке https://yurtop.ru/praktika/nesootvetstvie-podpisej-v-dokumentakh

Разделы сайта